Sneller en doeltreffend overleggen? Begin goed!

Sneller en doeltreffend overleggen - kickstart voor iedere bijeenkomst

Twee weken geleden sprak Peter mij aan op het hockeyveld. Peter is zelfstandig ondernemer in de bouw en zag enorm op tegen een gesprek met een ‘lastige’ klant die een deel van zijn offerte niet wilde betalen. Hoe kon hij daar nu het beste op reageren?
Na enig doorvragen bleek dat tot dan toe de communicatie via de mail was verlopen. Peter wilde graag zijn geld zien en tegelijk zorgen dat de opdracht naar tevredenheid wordt afgerond.

Mijn eerste tip aan Peter was: los problemen nooit op via de mail!
Ik zei: ‘Nodig je klant bij jou op kantoor uit voor een gesprek. Wanneer je elkaar kunt zien, zie je ook direct het effect van jouw communicatie op de ander. Bij de mail is dat onmogelijk en je mist alle emoties die gepaard gaan in dit soort situaties.’

Dat herkende hij wel, hij vertelde over een situatie waarin het een keer helemaal misging, door over en weer te blijven mailen. Achteraf bleek dat ze elkaar verkeerd hadden begrepen en was de soep niet zo heet als hij werd opgediend.

Daarom stond Peter er nu voor open om zijn klant uit te nodigen. Hij wilde dat er snel een oplossing kwam, ‘Dit geintje bezorgt me slapeloze nachten’.

Wellicht herken jij je wel in het verhaal van Peter. Hoe vaak heb jij niet gedacht: ‘Was ik nu maar gewoon naar hem of haar toe gegaan?’ Of hoe vaak loopt bij jou een vergadering of gesprek anders dan je had verwacht?

Zet een kader: de kickstart voor iedere vergadering

Iedere bijeenkomst, vergadering of gesprek kent een begin, een opening of inleiding. Bij de inleiding wordt duidelijk wat er te gebeuren staat. Wie zitten bij elkaar, wat wordt besproken, hoe wordt het aangepakt. Een bewust opgestelde inleiding noem je een kader.

Het doel van een kader zetten is om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen.

Na een goed kader gaan de deelnemers akkoord met het doel van de bijeenkomst en de voorgestelde aanpak. Dit staat los van inhoudelijke standpunten en vindt plaats voordat er begonnen wordt met de agenda of een inhoudelijke discussie.

Zelf aan de slag?!

Kies een gesprek of vergadering die je de komende weken moet voorzitten of leiden en bereid deze voor met dit kader.

  • IJsbreker (matchen): Zorg voor contact. Zonder contact is er geen effectieve communicatie. Begin met een praatje of een grappige anekdote of verhaal dat aansluit bij de belevingswereld van je gesprekspartner(s).
  • Verwachtingen (doel, procedure, proces): Leg uit wat het doel is van de bijeenkomst of het gesprek, wees hierin specifiek. Geef ook aan wat er niet besproken gaat worden. Leg vervolgens uit welke procedure er gevolgd wordt tijdens de bijeenkomst. Je kunt aangeven hoeveel tijd er voor elke stap is en wanneer/of er pauzes worden gehouden. Ook kun je aangeven op welke wijze er zaken besproken worden. Snel en daadkrachtig of neem je juist de tijd voor een goede afweging. Spreek je af dat je elkaar netjes laat uitpraten of is het belangrijk dat er een diepgaande en scherpe discussie wordt gevoerd.
  • Rollen: Er zijn gelegenheden waarin het heel belangrijk is om heel duidelijk te zijn over de rollen van bijvoorbeeld de voorzitter en de deelnemers. Ben je als leidinggevende een neutrale voorzitter of hak je juist de knopen door. Ga je als adviseur deelnemen aan een inhoudelijke discussie of stel je je op als procesbegeleider. Geef aan welke rol een ieder heeft.
  • Veiligheid en noodknop: In grotere groepen is de sfeer vaak niet veilig genoeg om echt openhartig te zijn. Dit kun je zelf nagaan. In het kader is het dan goed om iets te zeggen over de veiligheid. Bijvoorbeeld dat alles wat besproken wordt binnen deze vier muren blijft. De noodknop zorgt voor gevoel van zelfredzaamheid. Wil je bijvoorbeeld dat mensen vragen kunnen stellen tussendoor of zichzelf van koffie en thee voorzien, dan moet je dat in het kader aangeven.
  • Vooruitblik (Future pace): Hierin kijk je vooruit naar het einde van de bijeenkomst. Naar het resultaat dat je met het gesprek of de vergadering wilt bereiken. Door deze vooruitblik horen de deelnemers: ‘What’s in it for me’.
  • Check: Aan het eind van het kader check je of iedereen het eens is met jouw opzet. Zonder de vraag expliciet te stellen is het echter ook goed waar te nemen door te kijken naar de houding van de deelnemers.

NB: Er zijn situaties denkbaar waarin een bepaald aspect niet expliciet wordt uitgesproken; ook is het denkbaar dat je de volgorde anders invult. In een wekelijks werkoverleg hoef je waarschijnlijk niks over de rollen te zeggen en ook de noodknop kun je soms weglaten.

Een week later trof ik Peter weer. Hij was blij dat hij het geschil met zijn klant kon oplossen. De klant gaat betalen en hij maakt de opdracht netjes af. ‘Het was goed om elkaar in de ogen te kijken, al vond ik het nog moeilijk om mijn boosheid voor me te houden. Toch is het me gelukt. Jouw kader heeft me goed geholpen. Een volgende keer doe ik het weer zo. Al hoop ik dat het niet nodig is.’ Hij was zichtbaar opgelucht toen hij het vertelde.

Mooi dat een klein verschil in aanpak, zo’n enorme impact kan hebben. Wil jij ook meer impact in jouw werk en communicatie? Ben jij op zoek naar praktische handvatten om met meer plezier jouw werk te doen? Wellicht is de NLP Business Practitioner opleiding dan iets voor jou? Lees er hier mee over. Of neem contact met mij op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.

Waarom nieuwsgierig zijn je veel oplevert

“Wat ben je weer nieuwsgierig!”

Ik weet nog goed dat mijn moeder dat vaak tegen mij zei. Ik zie het nu zelf ook bij mijn kinderen. Overal met hun neus boven op willen staan. Of zodra er iemand aanbelt vliegen ze overeind en rennen ze naar de deur, nieuwsgierig naar wie het is.
Bij ons thuis werd nieuwsgierigheid vroeger niet altijd gewaardeerd. Mensen die het naadje van de kous wilden weten, golden als opdringerig, lastig of bemoeizuchtig. Voor kinderen was het belangrijker om netjes te doen wat volwassenen van ons als kinderen vroegen dan allerlei vragen te stellen en daarmee zaken ter discussie te stellen.

Toch kunnen we niet zonder als we willen ontdekken en creativiteit zoeken!!

Nieuwsgierig als ik ben en blijf las ik tijdens de kerstvakantie het boek Nieuwsgierig? van Todd Kashdan. In zijn boek laat Kashdan juist de positieve kant zien van deze eigenschap. Zonder nieuwsgierigheid gaan we risico’s uit de weg, stoppen we met de uitvoering van uitdagende klussen, gaan we geen nieuwe contacten aan met anderen en zijn we niet geïnteresseerd in nieuwe informatie. Zonder nieuwsgierigheid gaan we niet meer op onderzoek uit. Kortom, zonder nieuwsgierigheid komen we niet vooruit.

Om te kunnen groeien en ontdekken is nieuwsgierigheid namelijk voorgeprogrammeerd in onze hersenen. Onze hersenen smachten naar alles wat nieuw is. Want als we in alle hoeken en gaten van nieuwe werelden snuffelen, leren we onvermijdelijk ook iets. Dat is het ultieme doel van ons nieuwsgierigheidsysteem: om onze bestaande kennis en vaardigheden uit te breiden.

Dopamine speelt een centrale rol bij nieuwsgierigheid en onderzoekend gedrag. Zonder deze stof word je een apathische luie voddenbaal, schrijft Kashdan. Met meer dopamine raak je volledig betrokken bij de wereld, zoek je naar nieuwe dingen en vind je die ook.

Kashdan stelt zelfs dat niet geluk, maar nieuwsgierigheid ons blijvende voldoening en bevrediging in het leven geven. Dat betekent dat je niet zou moeten streven naar controle en afronding (en dus het beëindigen van de nieuwsgierigheid), maar naar de onzekerheid van het niet-weten. In plaats van de wereld te verklaren en te controleren, zou je juist de onzekerheid van het onbekende moeten omarmen. Het leven wordt dan een permanente speurtocht vol onbekende verrassingen.

Dat betekent dat je de angst voor onzekerheden opgeeft en openstaat voor toeval en het onbekende. Voor velen van ons houdt dat een hele andere kijk op het leven in. Toch levert het ook veel op, betoogt Kashdan. “Als we het onbekende omarmen verandert inderdaad ons perspectief. Daardoor zien we dingen die ons eerst niet opvielen, letterlijk en figuurlijk.”

Door open en nieuwsgierig te zijn kun je zelfs de meest saaie en banale aspecten van je dagelijkse routines interessanter maken en verbeteren. Dat doe je simpelweg door goed te kijken, te luisteren, te voelen en te proeven. Door al je zintuigen te gebruiken! Je blijft je ook verwonderen over alledaagse dingen en naar nieuwe mogelijkheden zoeken om die interessant te maken.

Nieuwsgierigheid is essentieel als je je creativiteit verder wilt ontwikkelen.Want er ontstaan geen nieuwe ideeën zonder de bereidheid nieuwe gedachtewegen te bewandelen. En het Nieuwsgierigmooiste is dat je nieuwsgierigheid zelf kunt (blijven) ontwikkelen. Allereerst door dit boek te lezen, want het is een absolute aanrader!

Ik ben ook nieuwsgierig naar jouw verhaal! Wat doe jij om je zelf te blijven vernieuwen? Hoe kijk jij aan tegen succes én waar en wanneer heb jij voor het laatst jouw kop boven het maaiveld uitgestoken?

Zo blijf jij jouw emoties de baas

framboos-300x239Herken jij, dat op de momenten dat het spannend wordt je soms anders reageert dan je zou willen? Of dat je in lastige situaties soms letterlijk wordt overmand door emoties die op dat moment niet behulpzaam zijn? Bijvoorbeeld tijdens een sollicitatiegesprek, een verkoopgesprek of een gesprek waarin je slecht nieuws te verwerken krijgt. Je kunt er helemaal door van slag raken en de rest van de dag, of soms wel weken of maanden, uit je gewone doen zijn.

Van jongs af aan leren wij heel veel dingen. Helaas is ons weinig geleerd over hoe je met je eigen gevoelens overweg kunt. Dat hebben we vaak met vallen en opstaan zelf moeten ontdekken.

Emoties zijn patronen in je brein

Wanneer je in een lastige situatie terecht komt, gaat je brein op zoek naar een manier om daarop te reageren. Daarvoor kiest het brein vaak een manier in de vorm van angst, boosheid of een andere nare emotie. Zo ontstaat een negatief patroon. Dit is letterlijk een pad door je brein heen waar informatie van A naar B wordt doorgegeven. Door deze emotie te gebruiken was je in staat om die lastige situatie door te komen, te overleven. Je brein was daar zo blij mee dat het negatieve patroon meteen werd vastgelegd.

Nu is je brein nogal lui. En omdat deze emotie bewezen heeft dat je er mee kunt overleven blijft je brein het in stand houden. Ook al voelt het nog zo vervelend.Continue reading

Met wie vergelijk jij jezelf?

appels-perens3Jaloezie daar hebben we allemaal wel eens last van. Jaloerse gevoelens die merendeels veroorzaakt worden doordat je jezelf gaat vergelijken met anderen. Bijvoorbeeld met je collega die net een mooie promotie heeft gekregen. Of een goede vriendin die net een geweldig huis heeft gekocht. Of een klant die enthousiast vertelt over een nieuwe opdracht. Zaken die jij ook wel graag zou willen hebben. Zij geven je misschien het gevoel dat jij minder goed bent. Herken je dat? Als iemand meer aandacht krijgt dan jij, dan lijkt het alsof die andere persoon leuker is dan jij.

Appels met peren vergelijken

Wat er eigenlijk gebeurt bij jaloezie is dat je de situatie van de ander vergelijkt met jouw eigen situatie. In het geval van jaloezie kies je iemand die het in jouw ogen beter heeft dan jijzelf. Op die manier lijkt het altijd alsof jij er slechter aan toe bent. Als jij jezelf met anderen vergelijkt, maak je eigenlijk een vreemde vergelijking. Jij bent namelijk jezelf, en niemand anders.

Hoe blijf je jezelf? Continue reading